Lisette Sutherland

[00:00:15] d'être ici. Et ce dont je voulais parler aujourd'hui, c'était comment naviguer dans cette nouvelle normalité, disons, à distance, n'est-ce pas ? Peu importe ce que cela signifie cette année. Et juste quelques conseils sur la façon de naviguer dans cette nouvelle façon de travailler hybride que nous commençons à voir émerger. Euh, juste une petite note, je vais utiliser Slido pendant la présentation pour quelques questions, donc vous pouvez accéder à Slido depuis n'importe quel appareil, juste slido.com. Et le numéro est 1224. Bien sûr, quand nous arriverons aux questions, je vous le rappellerai à nouveau. Mais juste pour que vous sachiez, je vais juste faire trois questions de sondage tout au long de ceci, donc j'aimerais que vous soyez prêts. Je vois déjà des gens répondre aux questions, alors merci beaucoup. Alors oui, nous allons faire quelques questions de sondage.
[00:01:00] Donc, comme nous le vivons tous, le COVID nous a tous renvoyés à la maison pour travailler. Et beaucoup de gens qui doutaient de la possibilité du travail à distance ont en fait constaté que, lorsque nécessaire, il était en fait possible de travailler ensemble n'importe où. Cependant, cela a été une période vraiment difficile, car nous apprenons tous que travailler à domicile pendant une pandémie n'est pas la même chose que le travail à distance. Je veux dire, je travaille à distance depuis près de 20 ans maintenant, et même moi, j'ai connu un stress et des perturbations importants pendant cette pandémie. Donc, vous savez, euh, entre travailler à la maison avec nos familles, euh, l'enseignement en ligne, simplement naviguer entre les différentes règles de confinement et toutes les différentes technologies, il y a eu beaucoup de raisons pour une expérience difficile. Mais, beaucoup d'entre nous l'ont fait. Et dans le processus, à mesure que nous aplanissions les difficultés, nous avons réalisé que le travail à distance n'était pas seulement possible, dans certains cas, pour certaines personnes, il était préférable. Alors, maintenant, certaines personnes ne veulent pas retourner au bureau même quand il est sûr de le faire. Ils ne manquent pas les trajets, ils ne manquent pas la politique de bureau, ils sont plus productifs à la maison et ils apprécient la liberté qu'offre le travail à distance. Alors, pour notre première question de sondage aujourd'hui, j'aimerais vraiment poser à ce public, quand il est sûr de le faire, voulez-vous retourner au bureau à 100%? Voulez-vous travailler à distance à 100% ou voulez-vous faire une sorte de situation hybride où vous êtes une partie du temps au bureau et une partie du temps à distance? Alors, encore une fois, nous sommes sur slido.com et le code de l'événement est 1224. Je vais afficher les résultats à l'écran en temps réel. Donc, avec environ 73% des personnes qui souhaitent un travail hybride, et c'est ensuite à peu près également réparti entre les personnes qui veulent travailler à distance et les personnes qui veulent être au bureau à 100%. Et pour être honnête, ce sont exactement les mêmes chiffres que je vois partout dans le monde, euh, depuis quelques mois. C'est à peu près la même répartition partout. Nous constatons que la majorité des gens veulent être en mode hybride, donc certains jours au bureau et certains jours à distance.
[00:03:19] Maintenant, nous entendons beaucoup sur les réseaux sociaux que l'avenir du travail est à distance, mais je pense que, comme nous pouvons le voir, l'avenir du travail est un choix. Et je pense que les gens veulent vraiment la liberté de choisir quand et où ils sont les plus productifs. Euh, et juste pour dire que ce n'est pas seulement aux individus, euh, de choisir à quel point ils veulent être à distance, c'est aussi aux entreprises de choisir à quel point elles veulent être à distance. Nous avons tous probablement vu et entendu parler de l'échelle du travail à distance, celle-ci est de Buffer. Matt Mullinwag a également eu une merveilleuse interview avec Sam Harris sur le modèle de maturité à distance, fortement recommandé, c'est l'une des meilleures interviews que j'ai jamais entendues sur le travail à distance. Euh, mais le modèle part en gros de, vous savez, où nous sommes, maintenant, le niveau un, c'est tout le monde est basé au bureau et ça va jusqu'à, euh, que nous soyons distribués partout dans le monde avec des parties mobiles. Donc il y a des nomades. Donc nous pouvons être n'importe où sur cette échelle. Et les entreprises doivent évaluer où elles veulent se situer sur cette échelle afin que nous puissions concevoir nos effectifs à distance pour réussir. Parce que si vous êtes une entreprise où vous êtes simplement basé au bureau avec quelques options de télétravail, vous n'avez pas besoin de mettre en place toutes les choses qui vous permettent d'être une équipe distribuée mondialement avec des nomades. Euh, donc l'une des choses, cependant, c'est qu'indépendamment de notre position sur l'échelle, nous voulons être en mode à distance d'abord, ce qui signifie simplement que nous avons les systèmes et les processus en place pour pouvoir être à distance si nous en avons besoin. Et par le passé, j'utiliserais des exemples comme nous avons des enfants malades à la maison ou il fait mauvais temps ou il y a un problème de transport, je n'ai jamais imaginé une pandémie mondiale, mais nous y sommes. Et tout d'un coup, être à distance en premier est devenu impératif pour le succès de l'entreprise. Et c'est maintenant le moment de préparer nos équipes à réussir. Donc, dans cette présentation, je vais donner une foule de conseils.
[00:05:10] Et ce n'est pas parce que je suis une sorte d'expert, je ne le suis absolument pas. Je me bats avec beaucoup des mêmes choses que d'autres personnes. Mais je suis juste super enthousiaste à l'idée du travail à distance et j'ai interviewé près de 270 entreprises au cours des six dernières années sur la façon dont elles travaillent à distance et sur les pratiques et les outils qu'elles mettent en place. Vous pouvez retrouver toutes ces interviews gratuitement sur le site web, sous forme de vidéos et de podcasts. Et puis bien sûr, si vous souhaitez obtenir le livre, euh, tous les conseils ont été rassemblés dans mon livre. Vous pouvez également l'obtenir sur mon site web. Et je voudrais juste dire que, euh, j'ai un kit de succès pour le travail à distance que vous pouvez télécharger sur collaborationsuperpowers.com/superkit. Et si vous téléchargez ce kit de réussite pendant cette conférence, je choisirai quelqu'un parmi ceux qui le téléchargent, euh, au hasard, pour un livre gratuit. Donc je vous enverrai soit un livre broché, soit un ebook, c'est totalement votre choix. Euh, mais vous devez télécharger le kit de réussite du travail à distance pour l'obtenir. C'est donc encore une fois collaborationsuperpowers.com/superkit. Maintenant, l'une des choses que j'ai apprises de toutes mes interviews, c'est qu'il n'y a pas une seule bonne façon. Malheureusement, ou je vendrais la formule de la balle d'argent et ferais beaucoup d'argent et tout le monde serait heureux de travailler à distance. Malheureusement, il n'y a pas une seule bonne façon. Ce qui fonctionne pour une équipe ne fonctionne pas nécessairement pour une autre équipe et parfois les raisons pour lesquelles nous ne savons pas vraiment pourquoi elles ne sont pas toujours rationnelles. Mais, quand on y arrive, le gain est énorme. En tant qu'individus, nous avons la liberté de travailler quand et où nous sommes les plus productifs et de concevoir nos propres modes de vie autour des passions que nous aimons vraiment. Et les entreprises obtiennent la liberté, euh, ou les gens, excusez-moi, les gens obtiennent la liberté de travailler quand et où ils sont productifs et les entreprises obtiennent une main-d'œuvre plus forte et plus connectée qui ne dépend pas de l'emplacement. C'est donc en fait très puissant. Avant d'aborder les conseils, je voulais donner un exemple juste pour prouver le concept que des projets complexes et mondiaux à distance sont possibles. Et l'une des équipes que j'ai interviewées était l'équipe Rloop. Il y a quelques années, en fait, il y a quelques années maintenant, SpaceX a annoncé un concours pour concevoir une nacelle Hyperloop. Maintenant, c'est un système de transport super rapide qui peut prendre un trajet de sept heures et le réduire à 30 minutes. Vous êtes essentiellement projeté à travers un tube de gravité. Maintenant, je ne voudrais pas être le bêta-testeur pour ça, mais ça a l'air plutôt cool, comme la plupart des projets d'Elon Musk. Maintenant, quelqu'un sur la plateforme en ligne Reddit voulait vraiment participer à cette compétition, Tom ici. Et Tom a contacté des gens dans le subreddit où il était et il a demandé, euh, est-ce que quelqu'un veut participer à cette compétition avec moi ? Un an plus tard, ils avaient une équipe de plus de 400 volontaires à distance et ils sont devenus finalistes de la compétition, et je pense qu'ils y travaillent toujours. Alors, j'aime utiliser cet exemple parce qu'il montre que les projets complexes mondiaux sont absolument possibles à distance et ce que j'ai particulièrement aimé dans cette conversation, c'est qu'ils étaient tous bénévoles. Ce n'était même pas une entreprise. Ils le faisaient juste parce qu'ils aimaient ça.
[00:08:19] Alors vous pouvez faire confiance que c'est possible.
[00:08:23] Alors que j'ai dit qu'il n'y a pas une seule bonne façon, je pense qu'il y a trois domaines d'attention où, lorsque nous nous concentrons sur ces domaines, euh, nous augmentons la probabilité de succès. Et ces domaines sont travailler à voix haute et définir ce qui est un comportement normal pour notre équipe. Nous devons modifier la façon dont nous communiquons et nous comportons en ligne et nous devons être délibérés quant à la formation d'équipes. Ce sont donc les trois principaux domaines. Plongeons dans le travail à voix haute et la définition de la normalité. Qu'est-ce que cela signifie? À quoi ça ressemble même? Avant d'entrer dans le vif du sujet, je vais montrer beaucoup d'outils dans cette présentation juste pour élargir l'esprit des gens sur ce qui est possible. Je ne suis affilié à aucun des outils. Je tiens juste à le préciser d'emblée. C'est juste que je suis un fan inconditionnel de certaines de ces choses. Donc, euh, je le précise d'emblée. Et il ne s'agit pas de l'outil, il s'agit du comportement que l'outil permet. Ok, mais plongeons-y. Qu'est-ce que le travail à voix haute et la définition du comportement normal ?
[00:09:22] Alors, la première chose que nous devons faire lorsque nous travaillons à voix haute, c'est de rendre notre travail visible à nos collègues. Maintenant, la plupart des gens le font déjà sous une forme ou une autre, n'est-ce pas ? Nous utilisons Confluence ou Jira ou Trello ou Asana, euh, Basecamp, Zoho, il y a des centaines d'outils de gestion de projet en ligne disponibles. Mais l'important est de visualiser notre travail, euh, et de l'organiser de manière à ce qu'il soit accessible afin que euh afin que les gens puissent y accéder. C'est vraiment, vraiment important. Mais il ne s'agit pas seulement de visualiser notre travail, parfois nous voulons aussi nous visualiser nous-mêmes. Donc, il existe maintenant toutes sortes de bureaux virtuels. Nous sommes en quelque sorte dans un bureau virtuel en ce moment. Remo peut être considéré comme un bureau virtuel, c'est plus une plateforme de conférence. Cependant, il y en a un de mes favoris qui s'appelle Wilo, wilow.space. Il y a aussi Sococo et walk about euh workplace, il y en a un tas. Mais ce que ça fait, c'est que ça nous permet d'avoir une présence avec nos équipes parce que vous pouvez voir dans ce bureau ici, il y a un tas de pièces différentes et il y a différentes personnes dans les pièces. Et vous ne pouvez entendre et voir que les personnes qui sont dans la même pièce que vous, mais vous pouvez simplement aller dans une autre pièce en double-cliquant sur cette pièce, tout comme vous le faites ici dans Remo. Donc, ce type d'outils nous aide vraiment à créer une présence avec nos équipes, euh, et à ressentir ce sentiment d'équipe, vous avez l'impression qu'il y a des gens autour de vous. Je travaille dans ces espaces de bureau virtuels presque tous les jours avec des gens, donc ils seraient je suis disponible à des heures fixes, les gens peuvent venir me voir, et c'est vraiment fantastique ce que nous pouvons faire. Quand je viens travailler, je viens travailler dans mon navigateur. Donc c'est nouveau. Mais non seulement nous créons une présence simplement en nous voyant, mais l'une des compétences clés du travail à distance, je pense, est d'apprendre à bien utiliser les tableaux blancs virtuels parce que nous voulons aussi visualiser nos idées, euh, les uns avec les autres et faire un brainstorming ensemble. Donc les jeunes tableaux blancs cools du quartier ces jours-ci sont Jamboards, Miro et Mural, ce sont en quelque sorte les trois plus populaires, mais encore une fois, il y en a beaucoup, beaucoup d'autres. Mais cette capacité à visualiser notre travail et à communiquer les uns avec les autres, euh, est vraiment puissante.
[00:11:28] Donc si vous n'avez pas encore utilisé un tableau blanc, euh, vous aurez une agréable surprise. Ils sont très faciles à utiliser et très puissants. Alors celui-ci, ce sont en quelque sorte les standards normaux, et vous pouvez devenir un peu fantaisiste. C'est Nareva et c'est un tableau blanc projeté sur votre mur. Vous pouvez faire toutes les mêmes choses que vous pouvez faire sur un tableau blanc normal, euh, sauf que vous pouvez, vous savez, ajouter des notes autocollantes et des vidéos et des dessins depuis Internet et vos collègues peuvent également accéder à ces tableaux blancs depuis leurs propres appareils. Donc, ces types d'outils permettent vraiment cette collaboration hybride de manière puissante.
[00:12:03] Maintenant, j'ai déjà dit que j'avais des centaines d'outils sur mon site web, alors veuillez absolument consulter cette page collaborationsuperpowers.com/tools. Il y a des centaines d'outils là-bas, euh, à explorer. Mais encore une fois, il ne s'agit pas de l'outil, il s'agit du comportement que vous essayez de permettre. Donc, lorsque vous réfléchissez aux outils que vous voulez utiliser, pensez à la façon dont vous voulez que les gens se comportent? Et ensuite choisissez votre votre outil en conséquence, bien sûr. Donc l'autre partie du travail à voix haute est de définir nos attentes. Et c'est important parce que nous passons d'une méthode de travail basée sur le temps à une méthode de travail basée sur les résultats. Et donc, quand nous faisons cela, nous devons ensuite définir ce que les résultats, à quoi cela ressemble-t-il ? À quoi ressemble le succès spécifiquement ? À quoi ressemble l'échec spécifiquement ? Est-ce que tout le monde sait ce qui doit être fait ? Alors c'est très difficile. Parfois, nous sommes juste habitués à, oh, d'accord, je dois travailler 40 heures cette semaine et maintenant nous devons livrer. Donc, c'est à nous tous, en quelque sorte, de réfléchir à la manière dont vous mesurerez les résultats que vous livrez actuellement. Pour certains, c'est plus facile que pour d'autres, euh, mais pour ceux qui ne l'ont jamais fait auparavant, c'est vraiment une expérience de changement de mentalité dans ce cas. Et l'une des choses les plus importantes que je recommande à toutes les équipes à distance est de créer ensemble un accord d'équipe. Lorsque nous travaillons ensemble au même endroit, nous savons ce que font les gens parce que nous pouvons les voir. Quand vous arrivez au bureau, le temps que vous passiez de la porte du bureau à votre bureau, vous avez eu plus de cent micro-interactions, vous avez vu qui est dans la salle de conférence, qui prend un café, qui ne se sent pas bien aujourd'hui. Euh, vous avez vraiment une idée de ce qui se passe. Lorsque nous sommes à distance, nous n'avons vraiment rien de tout cela. Donc, la façon dont nous, euh, accordons nos équipes est en créant des accords d'équipe ensemble. Et juste en décidant quelles informations nous devons partager, où se trouvent-elles ? Vous savez, y a-t-il des protocoles de sécurité auxquels nous devons penser ? Comment allons-nous communiquer les uns avec les autres ? Quels sont les outils que nous allons utiliser ? Euh, dans cette interview avec Beat Bulman, qui est le responsable d'Amaya pour Evernote, il a dit, vous n'enverriez jamais un e-mail aux pompiers quand votre maison est en feu, n'est-ce pas ? Vous voudriez, vous voudriez certainement un outil différent pour cela. Dans les équipes à distance, vous voulez aussi comprendre ce genre de choses. S'il y a une urgence le week-end ou après les heures de bureau, est-ce que l'envoi d'un e-mail est la bonne façon, ou peut-être un WhatsApp est mieux, ou un message Slack ou un appel téléphonique, réfléchissez vraiment au style de communication dont vous avez besoin pour votre équipe. Et puis, comment savons-nous ce que chacun fait ? Ou même, avons-nous besoin de savoir ce que chacun fait ? Certaines équipes, vous savez, peuvent travailler de manière très asynchrone, d'une manière où elles n'ont pas vraiment besoin de savoir. Donc, créer des accords d'équipe élimine simplement certaines des incompréhensions de base que nous allons avoir avec notre équipe à distance. Ne vous inquiétez pas, il y en a toujours beaucoup plus, mais débarrassez-vous des bases.
[00:14:46] Euh, donc, ma prochaine question dans Slido, et je vais m'assurer de changer le sondage. Donc ma prochaine question est pour ce public, j'aimerais vraiment savoir, avez-vous un accord d'équipe en place ? Et je ne parle pas seulement d'un accord d'équipe verbal avec votre équipe. Je parle d'un accord d'équipe écrit où vous vous êtes assis et vous avez discuté de la façon dont vous allez communiquer, des informations que vous allez partager, euh, toutes ces choses. Je vais donc encore une fois afficher mon écran, afin que nous puissions voir les résultats arriver en temps réel. Encore une fois, ces résultats correspondent à ce que je vois partout dans le monde, euh, que la plupart des équipes, nous n'avons pas d'accord d'équipe en place. Euh, et je dirais que c'est drôle parce que nous ne réunirions jamais une équipe sportive pour dire, d'accord, allez jouer, amusez-vous, gagnez le championnat. Nous ne ferions jamais cela avec un orchestre non plus, mais pour une raison quelconque, avec nos équipes, nous nous réunissons et nous commençons à travailler sans définir comment nous allons travailler ensemble. Alors ne désespérez pas, la plupart des gens, euh, je suis tellement curieux de l'autre, je devrai regarder le chat plus tard. Ne désespérez pas si vous n'avez pas d'accord d'équipe en place.
[00:15:50] J'ai des modèles gratuits disponibles sur le site web, euh, que vous pouvez télécharger et utiliser. Vous n'avez pas à suivre les modèles à la lettre, ils sont juste là pour l'inspiration, pour vous donner les questions que vous ne savez peut-être pas que vous devez poser. Euh, alors s'il vous plaît, allez-y et téléchargez ces modèles sur le site web et mettez en place un accord d'équipe. Je promets que cela contribuera à rendre votre vie en ligne un peu plus fluide et c'est un bon endroit pour tout le monde pour discuter de leurs hypothèses. Très bien. Donc, ça couvre à peu près le travail à voix haute et la définition du comportement normal. C'est plutôt facile. Maintenant, je veux passer à la façon dont nous modifions notre communication en ligne lorsque nous passons au télétravail.
[00:16:29] Lorsque le confinement a commencé, beaucoup d'entreprises ont essayé d'imiter le bureau en ligne d'une manière ou d'une autre, et ce qui en a résulté, ce sont des réunions en ligne sans fin, n'est-ce pas ? Bientôt, nous avons commencé à entendre parler de fatigue Zoom, euh, ou de toutes sortes de fatigue virtuelle. Mes voisins se plaignaient des conférences téléphoniques de trois heures auxquelles ils assistaient sans aucune pause. Je n'arrive même pas à imaginer. Ma vessie ne tiendrait jamais. Donc ma prochaine question pour ce public, la dernière question est, combien d'heures par semaine passez-vous en réunion en ce moment ? Est-ce juste un luxueux zéro à deux ? De deux à cinq, de cinq à dix, plus de 20 ? Avez-vous complètement perdu le compte ? Où en sommes-nous avec ce public en ce moment ? Voyons combien d'heures par semaine nous travaillons, ou combien d'heures par semaine nous sommes en réunion.
[00:17:17] Oh là là, plus de 20 pour la majorité de l'audience jusqu'à présent. J'ai des astuces pour vous? Oh, ça me fait mal au cœur. C'est beaucoup de réunions. Certains ont complètement perdu le fil. Il y en a toujours quelques-uns. Oh là là. D'accord. Très bien, laissez-moi vous donner quelques conseils pour cela car ce n'est pas durable.
[00:17:40] Alors, ce que nous apprenons, c'est que certaines choses, je vais m'écarter de mon texte, certaines choses ne se traduisent pas bien en ligne. Le travail à distance est un moyen de travail différent du travail en personne. Et j'aime faire l'analogie entre la radio et la télévision. Les deux sont des médias de diffusion, mais vous concevriez votre contenu pour ces médias de manière assez différente. Il en va de même pour le travail à distance et en personne. Ce n'est pas la même chose. En télétravail, nous avons différentes façons de nous exprimer.
[00:18:12] Différentes manières de donner du feedback, différentes manières de montrer de l'appréciation et de construire la confiance, et la structure de notre journée de travail change. Maintenant, l'une des clés de ce nouveau médium à distance est d'être plus consciencieux sur la façon dont nous utilisons notre temps. Un endroit vraiment facile pour commencer est de prendre n'importe laquelle de vos réunions d'une heure et de les raccourcir à 45 ou 50 minutes et de prendre une pause de 10 à 15 minutes entre les deux. Et en fait, quand j'ai interviewé la NASA il y a cinq ans, ils avaient déjà, euh, inventé le terme de fatigue virtuelle à l'époque. Et dans les réunions que la NASA avait, euh, leur règle était que toutes les 40 minutes, ils prenaient une pause de 10 minutes, 5 à 10 minutes selon la durée totale de la réunion. Euh, donc c'est en quelque sorte le fruit à portée de main. Ce sont des choses très faciles que vous pouvez faire tout de suite. Et je veux juste dire une chose à propos des pauses.
[00:19:04] Ce que beaucoup d'entre nous, euh, vivent actuellement, c'est que nous passons beaucoup trop de temps en 2D. N'est-ce pas? Nous allons de réunion en réunion et peut-être entre les réunions, nous vérifions nos e-mails ou les médias sociaux, puis après avoir quitté le travail, nous regardons Netflix ou YouTube ou l'une de ces choses. Alors, euh, et ce que nous constatons, c'est que c'est vraiment mauvais pour notre santé mentale et notre bien-être. Et donc ce que j'encouragerais les gens à faire, c'est pendant vos pauses,
[00:19:29] Mettez votre téléphone de côté, c'est vraiment difficile. Cela fait des mois que je pratique cela et je lutte encore beaucoup moi-même. Donc je ne suis pas un je ne me tiens pas ici sur mes grands chevaux du tout.
[00:18:53] combien de temps la réunion allait durer. Euh, c'est un peu ce qu'il y a de plus facile. Ce sont des choses très faciles que vous pouvez faire tout de suite. Et je veux juste dire une chose à propos des pauses.
[00:19:03] Ce que beaucoup d'entre nous expérimentons en ce moment, c'est que nous passons beaucoup trop de temps en 2D. N'est-ce pas? Nous allons de réunion en réunion, et peut-être entre les réunions, nous vérifions nos e-mails ou les médias sociaux, puis après le travail, nous regardons Netflix ou YouTube ou n'importe quelle autre chose. Donc, euh, et ce que nous voyons, c'est que c'est vraiment mauvais pour notre santé mentale et notre bien-être. Et donc ce que j'encouragerais les gens à faire, c'est, pendant vos pauses, de mettre votre téléphone de côté. C'est vraiment dur. Cela fait des mois que je pratique cela et je me bats encore moi-même, donc je ne suis pas, je ne me tiens pas ici sur mes grands chevaux du tout. Euh, incorporez une sorte de mouvement dans votre pause. Donc, que ce soit monter et descendre les escaliers de votre maison ou euh, euh, faire la lessive, quoi que ce soit pour bouger votre corps et si possible, prenez vos pauses à l'extérieur. C'est encore mieux. Même si vous êtes juste debout et que vous faites des squats et des sauts sur votre balcon, même cela est mieux, euh, que de rester à l'intérieur tout le temps, surtout en hiver. Donc, juste pour noter, en ce moment, nous en faisons vraiment trop en 2D. Je reçois des entreprises du monde entier qui me contactent à propos du bien-être et de la santé mentale. Et c'est l'un des endroits faciles, enfin, facile, euh, c'est quelque chose que tout le monde peut faire. Alors je vous encourage vraiment à euh, à prendre des pauses. Et euh, oh là là, je viens de voir le chat. Je ne devrais pas regarder parce que c'est du multitâche. Je vois vraiment, vraiment beaucoup de réunions. Donc, raccourcissez vos réunions, prenez des pauses entre les deux, vous remarquerez une différence.
[00:20:28] Maintenant, la prochaine étape est d'évaluer si vous avez même besoin de cette réunion au départ ou si la conversation peut être menée de manière asynchrone. Par exemple, si vous ne vous réunissez que pour donner des mises à jour de statut, alors peut-être que cela pourrait être publié sur un canal Slack ou fait par e-mail ou même simplement en envoyant une vidéo. Ou si vous participez à une réunion où quelqu'un va faire une présentation, envisagez d'enregistrer cette présentation avant le début de la réunion pour donner à chacun la chance, euh, de digérer l'information, puis d'utiliser votre temps précieux en ligne pour des discussions et la prise de décision. Il en va de même pour le brainstorming. Vous savez, pas besoin de se réunir pour un brainstorming. Le brainstorming devrait être fait individuellement, puis collectivement, nous en parlons réellement. Donc, s'améliorer dans la communication asynchrone signifie moins d'interruptions et plus de contrôle sur notre journée de travail et beaucoup moins de réunions quand nous le faisons correctement.
[00:21:22] De plus, l'avantage secondaire est que cela donne vraiment aux gens le temps de traiter l'information. Certains d'entre nous, moi y compris, cela me prend beaucoup de temps. Je ne me débrouille pas bien avec les choses spontanées. Il me faut du temps pour traiter les choses et donc si le travail est fait de manière asynchrone, vous avez juste un peu plus de temps pour traiter. Maintenant, j'ai ce symbole yin-yang sous le point d'interrogation pour me rappeler de mentionner que le ratio de travail asynchrone et synchrone dans chaque entreprise sera différent et la difficulté est de trouver le bon équilibre pour vous. Mais je dirais en ce moment, pour ceux qui passent plus de 20 heures par semaine en réunion, Je considérerais certainement de m'améliorer en communication asynchrone juste pour réduire autant de temps que possible. Le concept clé est donc, nous voulons réduire le nombre de réunions dont nous avons besoin et nous devons améliorer les réunions que nous avons. Parce qu'il y a, nous devons nous réunir, mais lorsque nous nous réunissons en ligne, nous devons également améliorer ce que nous faisons. Parce qu'en ce moment, les réunions durent beaucoup trop longtemps et il y a une très mauvaise facilitation de réunion là-bas.
[00:22:30] L'une de mes citations préférées de l'interview est euh, de Bill Krebs d'Agile, un coach Agile aux États-Unis, et il a dit : les gens pensent qu'ils veulent être colocalisés, mais ce que nous voulons vraiment, c'est une communication à large bande passante. Nous voulons pouvoir parler à nos collègues à distance comme s'ils étaient dans la même pièce que nous. Et j'aime l'analogie avec Star Trek, n'est-ce pas? Nous voulons pouvoir juste appuyer sur un bouton et dire, mettez au pont, rapport. Et de n'importe où sur le vaisseau, je reçois un rapport et il n'y a pas de bruits de café, de chiens qui aboient ou d'enfants qui crient en arrière-plan, il n'y a qu'une communication d'une clarté cristalline. L'autre aspect de la bande passante élevée est que nous voulons faciliter le passage des modes de communication asynchrones aux modes en direct. Ainsi, par exemple, si vous êtes en train d'envoyer des SMS et que cela commence à s'échauffer ou à se compliquer, vous voulez pouvoir passer rapidement à un appel vidéo ou même simplement à un appel téléphonique. Donc une chose à dire sur la vidéo, c'est que euh, beaucoup de gens n'aiment pas allumer leur vidéo, mais je dirais que le fait d'avoir votre vidéo allumée la rend beaucoup plus engageante. Je vais vous montrer ma petite astuce de fête ici, car si je me fais complètement disparaître, tout d'un coup, ce ne sont que des diapositives et une voix, n'est-ce pas ? Vous pouvez sentir l'engagement diminuer quand je retire la vidéo. Et puis quand je me fais de nouveau plus grand, oups, je n'ai pas besoin d'être si grand, mais quand je me fais de nouveau plus grand, vous pouvez voir que l'engagement augmente. Et c'est parce que nous sommes en quelque sorte programmés pour nous répondre visuellement. Donc, si vous constatez que l'engagement est plus faible au sein de votre équipe, essayez simplement d'activer les vidéos lors de votre réunion et voyez comment cela améliore les choses.
[00:24:00] Donc, ce ne sont pas seulement les individus qui doivent améliorer notre infrastructure, n'est-ce pas? En tant qu'individus, nous devons avoir une bonne webcam, une excellente connexion internet, ne pas lésiner sur les moyens, euh, vous savez, un casque, un espace confortable pour travailler. Et puisque nous allons adopter cette méthode de travail hybride, nous devons également mettre à jour nos bureaux et l'infrastructure de nos bureaux. Si vous travaillez dans un bureau avec l'un de ces vieux téléphones araignées posé au milieu de la table de conférence, vous savez, quand vous devez vous pencher, genre, hé Bob, c'est Lacette, vous m'entendez ? Ces choses doivent être remplacées par une technologie plus moderne car dans ce scénario, les participants à distance sont comme les moustiques dans la pièce. N'est-ce pas ? On sait qu'ils sont là, on les entend un peu, mais on souhaiterait qu'ils ne soient pas là. Ce que nous voulons faire, c'est mettre à jour nos salles de conférence pour qu'elles ressemblent un peu plus à cela. Et ce qui est important dans cette configuration, c'est que les participants à distance sont présents, ils sont comme des grands, vous n'avez pas besoin d'être énorme, bien sûr, c'est une autre, c'est autre chose. Euh, mais vous savez, vous voulez être grandeur nature. Euh, et vous remarquerez que les participants en personne font face à ceux qui sont à distance, de sorte qu'il y a plus d'inclusion et de conversation. Donc, il existe des outils, bien sûr, qui peuvent aider à cela. L'un des plus populaires sur le marché en ce moment s'appelle le Meeting Al. C'est une caméra et un microphone à 360 degrés qui, ici en haut, vous verrez que le participant à distance, lorsqu'il appelle, voit tout le monde dans la pièce et ensuite, il se concentre automatiquement sur la personne qui parle. Donc, ce genre de choses peut remplacer ces vieux téléphones araignées et aider à créer plus d'inclusion et plus de présence pour les participants à distance. Je vais aller un peu plus loin, cependant, et vous montrer certains de ces outils euh, euh, un peu plus farfelus. L'un d'eux est les robots de téléprésence. Ce sont essentiellement des robots pilotables grandeur nature où vous vous connectez comme sur Microsoft Teams ou sur Zoom, n'importe quel outil de vidéoconférence, mais maintenant vous pouvez vous conduire vous-même, en utilisant les touches fléchées de votre clavier. Donc vous savez, la flèche du haut va en avant, la flèche de gauche va à gauche et ainsi de suite. Et euh, si vous avez un bureau avec beaucoup d'escaliers ou une piscine ou des ascenseurs, ce n'est probablement pas l'outil pour vous. Mais si c'est un grand bureau plat, alors c'est une excellente option. Et les gens de Suitable Technologies, les personnes qui fabriquent le Beam Pro, ont en fait 50% de leur personnel en chair et en os et 50% des gens qui se connectent via robot ces jours-ci. Et en fait, pendant les jours de COVID, ils ont surtout fait venir les gens via robot parce que, bien sûr, pourquoi, pourquoi ne le feriez-vous pas ?
[00:26:32] Et puis la dernière technologie que je veux vous montrer et dont je veux parler est la réalité virtuelle. Qui existe depuis plus de 20 ans, mais qui a été extrêmement difficile à utiliser. Maintenant, avec l'Oculus Quest, vous pouvez réellement, en cinq minutes, mettre votre Oculus Quest, télécharger le logiciel Meeting VR. C'est mon outil préféré en ce moment. Il s'appelle Meetin VR. Et vous pouvez être en réunion avec d'autres personnes en réalité virtuelle. Donc vous êtes assis autour de la table, vous pouvez entendre qui est à gauche et qui est à droite de vous. Euh, vous pouvez afficher un écran et simplement montrer quelque chose aux gens sur YouTube, puis le retirer ou écrire ensemble sur un tableau blanc virtuel. Absolument incroyable ce qui est possible et les coûts diminuent considérablement. Donc si vous avez un Oculus Quest, je vous recommande fortement d'essayer certaines de ces technologies. Je sais que ce n'est pas viable pour tout le monde, mais je veux juste montrer aux gens où le marché se dirige. Et puis il y a un autre exemple après celui-ci que je ne montrerai pas, euh, mais je veux juste mentionner que les hologrammes sont juste au coin de la rue. En parlant d'étoiles, j'ai fait la référence à Star Trek, maintenant c'est un peu une référence à Star Wars, mais euh, les hologrammes sont vraiment juste au coin de la rue, ils développent toutes sortes de technologies, c'est juste vraiment cher en ce moment. Donc, l'idée est,
[00:27:41] nous voulons réduire le nombre de réunions dont nous avons besoin et améliorer les réunions que nous avons. Et nous pouvons le faire en explorant vraiment ce que nous pouvons faire de manière asynchrone, puis comment nous mettons à jour notre technologie à la maison et au bureau pour aider à créer plus de présence et à favoriser ces conversations à la Star Trek.
[00:28:00] Une dernière chose à ce sujet est que, si votre équipe a vraiment du mal, envisagez de faire former votre équipe. C'est un nouveau mode de travail. Et nous avons tous, vous savez, tout le monde pense aux boissons avec parasol et au travail à la plage quand ils pensent au télétravail à cause de toutes ces horribles photos de stock que nous voyons, mais si vous avez déjà travaillé avec Andy, à propos d'Andy, le soleil sur ton écran et le sable dans le clavier, ce n'est pas le rêve que les gens en font. Donc, si vous avez vraiment du mal dans ce nouveau média, il existe d'excellentes formations de mon entreprise, bien sûr, mais aussi d'autres entreprises. Euh, donc je vous recommande vivement de former votre équipe à cette nouvelle compétence. compétence.
[00:28:36] Ok, nous avons parlé de travailler à voix haute, de définir un comportement normal. Nous avons parlé de la façon dont nous modifions notre communication en ligne. Et je veux parler brièvement du renforcement d'équipe.
[00:28:47] Donc, l'esprit d'équipe, vous savez, c'est l'une de ces choses qui euh, qui diminue avec le temps, plus nous travaillons à distance, plus l'esprit d'équipe diminue au sein de l'équipe. Et la partie la plus importante est que nous devons vraiment être délibérés et proactifs en matière de renforcement d'équipe. L'une des positions que je recommande dans leurs nouveaux bureaux, leurs nouveaux bureaux hybrides, est d'avoir un responsable de bureau à distance. Vous savez, au bureau, nous avons un gestionnaire de bureau, mais à distance, nous ne considérons jamais ce poste. Mais un gestionnaire de bureau peut être quelqu'un qui aide à maintenir les dossiers en bon ordre, qui aide à planifier ces sessions de renforcement d'équipe, peut-être des déjeuners virtuels ou des cafés virtuels. Euh, quelqu'un qui fait juste attention à ce que ces choses se passent, parce que si nous laissons faire le hasard, il y a de fortes chances que cela soit laissé de côté.
[00:29:37] Donc, nous voulons planifier notre sérendipité. Parce qu'à moins que vous ne travailliez dans un bureau virtuel ou dans l'un de ces robots de téléprésence, vous ne tomberez pas accidentellement sur des gens en ligne. Donc si vous voulez passer du temps avec des collègues, euh, nous devons faire un effort et planifier cela. La plupart des entreprises que je vois là-bas maintenant font des déjeuners virtuels, des cafés virtuels, des boissons et euh, des soirées quiz, il y a toutes sortes de choses que nous pouvons faire. Euh, assurez-vous juste que c'est toujours facultatif pour les employés car tout le monde ne veut pas, vous savez, après une longue journée de réunions, la dernière chose que vous voulez est une boisson virtuelle ou une soirée quiz, n'est-ce pas ? Vous voulez quitter l'ordinateur et passer du temps à vos propres loisirs, idéalement hors ligne. Euh, donc définitivement Une autre chose que je peux recommander est vraiment de jouer à des jeux ensemble.
[00:30:21] Le Pictionary est l'un de mes jeux préférés en ligne. Vous pouvez jouer au Pictionary en cinq, sept minutes pendant une réunion. Tout le monde s'amuse vraiment et vous apprenez à utiliser un tableau blanc virtuel, ce qui présente un avantage supplémentaire. Donc, vous pouvez voir d'après ces gribouillis, je parie que vous pouvez reconnaître laquelle est la banane, n'est-ce pas ? Et ce n'est pas nécessairement un bon dessin, mais même avec de mauvais dessins, c'est vraiment puissant ce que nous pouvons, ce que nous pouvons dépeindre. J'ai donc une énorme liste d'activités de team building dans la section des ressources, bien sûr, que vous pouvez télécharger ou simplement consulter. Il y a des tests de vitesse de frappe, des jeux de société, des visites virtuelles de musées, toutes sortes de choses que vous pouvez faire en équipe. Euh, alors assurez-vous de le vérifier. Et puis la dernière chose que je mentionnerai à propos du renforcement d'équipe, surtout en ces temps et euh, surtout en approchant de décembre, je pense que tout le monde se sent très fatigué après cette année. C'est que je voudrais juste vous encourager à prendre des nouvelles les uns des autres. Si vous remarquez que des personnes de votre équipe, si vous n'avez pas eu de leurs nouvelles depuis un moment ou si vous n'êtes pas sûr de la situation, surtout si vous êtes un leader de l'équipe, Je recommande vraiment d'appeler et de voir comment les gens vont et de voir si vous pouvez faire quelque chose les uns pour les autres. Donc, en ce moment, vous savez, nous nous dirigeons vers l'hiver, ça a été une année difficile, ça ne va pas être plus facile pour les prochains mois. Nous devrions vraiment être là les uns pour les autres. Donc je veux juste faire ce dernier rappel, genre juste les uns les autres.
[00:31:41] Donc, il semble que l'avenir du travail soit le choix. La liberté pour l'individu de choisir quand et où nous sommes les plus productifs et la liberté pour les entreprises de choisir à quel point elles veulent être à distance à l'avenir. Netflix, euh, le PDG de Netflix veut notoirement ramener tout le monde au bureau une fois la pandémie terminée. Et je pense, génial, si c'est l'entreprise qu'il veut avoir, je suis sûr qu'il y a beaucoup de gens qui veulent vivre dans la région de la Baie et travailler dans un bureau tous les jours, et donc il, ils trouveront ce genre de personnes. Euh, pour ceux qui veulent travailler en mode hybride, ils trouveront d'autres entreprises. Donc, il s'agit vraiment du choix pour tout le monde et je pense que c'est, je pense que c'est merveilleux en fait d'avoir ce genre de choix. Donc, pour dire qu'il n'y a pas une seule bonne façon de travailler à distance. Malheureusement, il s'agit d'expérimenter pour trouver ce qui fonctionnera pour vous et ce qui fonctionnera pour votre équipe. Et quand nous le faisons correctement, le rendement est énorme. Nous obtenons la liberté de travailler quand et où nous sommes les plus productifs et de concevoir nos modes de vie autour des loisirs et des passions que nous aimons le plus, et nos entreprises obtiennent une main-d'œuvre plus forte et plus connectée qui ne dépend pas de l'emplacement. Et c'est maintenant le moment de nous préparer à réussir. Parce que euh, nous allons rester ici un certain temps, semble-t-il. Le vaccin arrive, mais ça va prendre du temps. Donc, juste un autre rappel, il est encore temps de télécharger le kit de succès du travail à distance, encore une fois, collaborationsuperpowers.com/superkit. Euh, vous pouvez obtenir des brise-glaces virtuels, des conseils sur les fuseaux horaires, des conseils pour faciliter les réunions, toutes sortes de choses là-bas. Euh, et je choisirai quelqu'un à qui envoyer une copie du livre. Euh, si vous n'êtes pas choisi pour le livre, vous pouvez toujours l'obtenir sur licettsutherland.com/book et le code WTA30 vous donnera une réduction. Alors j'espère que vous l'utiliserez. Et puis une dernière chose que j'aimerais promouvoir est euh, mes, j'ai 70 facilitateurs qui donnent des ateliers euh, et pour les super pouvoirs de collaboration. Euh, et ils se sont réunis et ont monté ce qu'ils appellent l'extravagance des ateliers. Donc, le 16 décembre, nous allons nous rencontrer. Dix ateliers sont proposés. Tout le monde peut en choisir deux parmi les dix. Euh, nous allons faire des brise-glaces virtuels amusants avant et après et passer juste un court après-midi ensemble, euh, à travailler en atelier. Donc ce sont tous des ateliers en ligne interactifs et engageants. Donc, si vous êtes intéressé à faire quelque chose comme ça, ce sont certains de mes meilleurs animateurs et certains des meilleurs ateliers. Alors n'hésitez pas à jeter un œil à l'extravaganza. D'accord. Je vais en finir ici. Je sais que c'est vendredi soir. Et je vous remercie sincèrement d'être ici avec moi ce soir et j'espère qu'il y a eu quelque chose d'utile dans cette présentation, euh, que vous pourrez ramener à vos équipes et qui aidera à rendre les prochains mois un peu plus faciles. Et peut-être, espérons-le, plus amusant.

Transcription (Traduit)